Từ ngày 01/7/2025, bên cạnh những cải cách mang tính đột phá, các quy định pháp luật mới cũng được dự báo sẽ mang lại không ít “cơn đau đầu” cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh bởi sự phức tạp hóa trong các thủ tục ban đầu. Việc này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nỗ lực thích nghi đáng kể từ phía các chủ thể kinh doanh.
1. Thách thức từ việc sử dụng số định danh cá nhân thay mã số thuế
Thay đổi đáng kể nhất chính là việc chuyển đổi từ mã số thuế sang sử dụng số định danh cá nhân (số Căn cước công dân) cho cá nhân và hộ kinh doanh trong các giao dịch thuế. Mặc dù về lâu dài đây là một cải cách tích cực, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và đơn giản hóa quản lý, nhưng trong giai đoạn chuyển tiếp, nó tiềm ẩn nhiều rắc rối:
- Yêu cầu cập nhật thông tin đồng bộ: Doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải chủ động rà soát, cập nhật thông tin đăng ký thuế, đảm bảo số định danh cá nhân được liên kết chính xác với các dữ liệu thuế hiện có. Việc này đòi hỏi thời gian và sự tỉ mỉ.
- Trục trặc kỹ thuật ban đầu: Các hệ thống phần mềm kế toán, giao dịch nội bộ và của cơ quan thuế cần phải được nâng cấp, điều chỉnh để tương thích với thay đổi này. Trong giai đoạn đầu, rất có thể sẽ xảy ra lỗi hệ thống, sai sót dữ liệu, hoặc chậm trễ trong quá trình xử lý giao dịch thuế.
- Nhầm lẫn và sai sót: Cá nhân, hộ kinh doanh, đặc biệt là những người lớn tuổi hoặc không quen thuộc với công nghệ, có thể dễ nhầm lẫn giữa mã số thuế cũ và số định danh mới, dẫn đến việc kê khai sai hoặc chậm trễ.
- Phối hợp với ngân hàng, đối tác: Việc thay đổi thông tin định danh thuế có thể ảnh hưởng đến các giao dịch với ngân hàng (khi thực hiện thanh toán thuế) và các đối tác kinh doanh (khi xuất hóa đơn, chứng từ), đòi hỏi sự phối hợp và thông báo kịp thời.
2. Gánh nặng thích ứng với quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm (hiệu lực từ 01/6/2025) là một bước tiến lớn, nhưng cũng tạo ra áp lực ban đầu không nhỏ:
- Đầu tư ban đầu: Hộ kinh doanh cần đầu tư mua sắm máy tính tiền, thiết bị kết nối với cơ quan thuế, và phần mềm quản lý hóa đơn. Đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ, đây là một khoản chi phí đáng kể và cần thời gian để thu xếp.
- Thay đổi thói quen và quy trình: Các hộ kinh doanh, vốn đã quen với việc ghi chép thủ công hoặc sử dụng hóa đơn giấy, nay phải làm quen và vận hành hệ thống điện tử hoàn toàn mới. Việc này đòi hỏi đào tạo, học hỏi và thay đổi toàn bộ quy trình bán hàng, xuất hóa đơn.
- Yêu cầu về hạ tầng công nghệ: Để sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần có kết nối internet ổn định, thiết bị điện tử cơ bản. Đối với những khu vực hạ tầng còn hạn chế, đây có thể là một rào cản.
- Xử lý sự cố kỹ thuật: Trong quá trình vận hành, các vấn đề như lỗi phần mềm, mất kết nối internet, hoặc trục trặc thiết bị có thể xảy ra, đòi hỏi hộ kinh doanh phải có khả năng xử lý hoặc tìm kiếm hỗ trợ kịp thời để không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
3. Nâng cao yêu cầu về kiến thức pháp luật và kế toán
Các quy định mới về thuế, hóa đơn, và đặc biệt là việc hộ kinh doanh bắt buộc tham gia BHXH, đòi hỏi các chủ thể kinh doanh phải nâng cao đáng kể kiến thức và năng lực về pháp luật, kế toán, thuế:
- Hiểu biết quy định mới: Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần dành thời gian tìm hiểu sâu về các điều khoản, thời gian hiệu lực và cách thức thực hiện các quy định mới để tránh vi phạm.
- Thực hiện các thủ tục BHXH: Việc tham gia BHXH bắt buộc sẽ kéo theo các thủ tục về đăng ký, đóng tiền, khai báo lao động, và giải quyết chế độ. Nhiều hộ kinh doanh chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này sẽ cảm thấy bỡ ngỡ.
- Tăng cường vai trò của dịch vụ kế toán/tư vấn: Để tuân thủ các quy định phức tạp, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ cần tìm đến các dịch vụ kế toán hoặc tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, làm tăng chi phí hoạt động.
4. Giải pháp để vượt qua thách thức
Dù những phức tạp ban đầu là khó tránh khỏi, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể chủ động giảm thiểu tác động bằng cách:
- Chủ động tìm hiểu thông tin: Theo dõi sát sao các văn bản pháp luật, nghị định, thông tư hướng dẫn chi tiết từ cơ quan chức năng.
- Đầu tư vào công nghệ và đào tạo: Chuẩn bị ngân sách cho việc mua sắm thiết bị, phần mềm và đào tạo nhân sự (hoặc chính chủ hộ) cách sử dụng các hệ thống mới.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp: Nếu cảm thấy quá tải, hãy tìm đến các công ty dịch vụ kế toán, tư vấn thuế, hoặc đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để được hỗ trợ, đảm bảo tuân thủ đúng luật và tối ưu hóa hoạt động.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tinh thần sẵn sàng thích nghi sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh vượt qua giai đoạn chuyển đổi đầy thử thách này.
Nếu bạn cần tư vấn cụ thể hoặc có bất kỳ thắc mắc nào về các quy định mới, đừng ngần ngại liên hệ với Luật Thiên Thanh để được hỗ trợ kịp thời và chính xác.
Hotline/Zalo: 0332.672.789
Email: [email protected]
Hoặc đến trực tiếp văn phòng của Chúng tôi tại:
Hà Nội: Phòng 302, tầng 3, 142 Lê Duẩn, phường Khâm Thiên, quận Đống Đa, Hà Nội.
Hồ Chí Minh: Phòng 6.16 RiverGate Residence, số 151 – 155 đường Bến Vân Đồn, Phường 6, Quận 4, TP. HCM.
