Mùa Đại hội đồng cổ đông tới, các Doanh nghiệp cần lưu ý gì.
Đừng bỏ qua nếu muốn ĐHĐCĐ doanh nghiệp thành công.
Những điều cần lưu ý khi họp ĐHĐCĐ.
- Thời gian tổ chức
- Việc tổ chức họp ĐHĐCĐ phải tuân thủ theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020: “Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính”.
- Lưu ý: Nếu lùi thời gian họp thay vì việc phải xin phép, thông báo với sở kế hoạch đầu tư thì nay Hội đồng quản trị có quyền chủ động quyết định.
- Thẩm quyền Đại hội
Luật Doanh nghiệp năm 2020, Luật Chứng khoán năm 2019, Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn liên quan đã quy định rất rõ các nội dung áp dụng đối với các công ty đại chúng.
- Nội dung thuộc thẩm quyền thông qua:
- Các nội dung thuộc thẩm quyền thông qua của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020:
- Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Thông qua định hướng phát triển của công ty;
b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
h) Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
k) Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
l) Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
m) Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;
n) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
- Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
a) Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b) Báo cáo tài chính hằng năm;
c) Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
d) Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
đ) Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
e) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
g) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
- Lưu ý: một số công ty đại chúng đang có nghị quyết đại hội đồng cổ đông ủy quyền cho hội đồng quản trị toàn quyền quyết định đối với các nội dung thuộc thẩm quyền thông qua của đại hội đồng cổ đông là chưa phù hợp theo quy định pháp luật.
- Các hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền chấp thuận
- Các hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền chấp thuận của Đại hội được quy định tại khoản Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người có liên quan sau đây:
a) Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và người có liên quan của họ;
b) Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ;
c) Doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải kê khai theo quy định tại khoản 2 Điều 164 của Luật này.
Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng, giao dịch theo quy định khoản 1 Điều này và có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp này, người đại diện công ty ký hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó và gửi kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch. Hội đồng quản trị quyết định việc chấp thuận hợp đồng, giao dịch trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một thời hạn khác; thành viên Hội đồng quản trị có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch không có quyền biểu quyết.
Đại hội đồng cổ đông chấp thuận hợp đồng, giao dịch sau đây:
a) Hợp đồng, giao dịch khác ngoài hợp đồng, giao dịch quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Hợp đồng, giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó.
Trường hợp chấp thuận hợp đồng, giao dịch theo quy định tại khoản 3 Điều này, người đại diện công ty ký hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho Hội đồng quản trị và Kiểm soát viên về đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó và gửi kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc thông báo nội dung chủ yếu của giao dịch. Hội đồng quản trị trình dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc giải trình về nội dung chủ yếu của hợp đồng, giao dịch tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Trường hợp này, cổ đông có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch không có quyền biểu quyết; hợp đồng, giao dịch được chấp thuận theo quy định tại khoản 1 và khoản 4 Điều 148 của Luật này, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
- Lưu ý: một số công ty đại chúng đang có nghị quyết Đại hội đồng cổ đông ủy quyền cho Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông mà không trình dự thảo hợp đồng, giao dịch tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 4 Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020.
Dự thảo điều lệ công ty, quy chế nội bộ về quản trị công ty, quy chế hoạt động của hội đồng quản trị, quy chế hoạt động của ban kiểm soát theo mẫu quy định tại Thông tư 116/2020/TT-BTC ngày 31/12/2020 hướng dẫn một số điều về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng tại Nghị định 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán và trình ĐHĐCĐ thông qua theo quy định tại khoản 20 Điều 310 Nghị định 155/2020/NĐ-CP.
3. Các báo cáo tài chính
Báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính năm của công ty có các khoản ngoại trừ trọng yếu, ý kiến kiểm toán trái ngược hoặc từ chối, công ty đại chúng phải mời đại diện tổ chức kiểm toán được chấp thuận thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính của công ty dự họp ĐHĐCĐ thường niên và đại diện tổ chức kiểm toán được chấp thuận nêu trên có trách nhiệm tham dự họp ĐHCĐ thường niên của công ty đại chúng.
4. Quy định về công nghệ khi họp trực tuyến
Quy định cụ thể về việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHĐCĐ, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác tại điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ về quản trị công ty để doanh nghiệp có cơ sở tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến.
Họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Điểm c khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp cổ đông tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác”.
Tại Khoản 4 Điều 2 của Thông tư 116/2020/TT-BTC doanh nghiệp cần lưu ý quy định rõ các nội dung sau đây khi tổ chức Đại hội đổng cổ đông trực tuyến:
a) Thông báo triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến;
b) Cách thức đăng ký tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến;
c) Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến;
d) Điều kiện tiến hành;
đ) Hình thức thông qua Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông trực tuyến;
e) Cách thức bỏ phiếu trực tuyến;
g) Cách thức kiểm phiếu trực tuyến;
h) Thông báo kết quả kiểm phiếu;
i) Lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông;
k) Công bố Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.
Nhưng trên thực tế việc họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến còn khá mới tại Việt Nam. Ðiều lệ, Quy chế quản trị nội bộ của các doanh nghiệp Việt Nam chưa xây dựng quy định chi tiết việc áp dụng công nghệ để tổ chức Ðại hội. Doanh nghiệp cần phải chủ động xây dựng quy chế riêng về việc tổ chức ÐHĐCÐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử để ban hành nội bộ.
Ngoài ra việc sử dụng công nghệ, Internet đối với một cuộc họp trực tuyến là hết sức quan trọng. Nên cần đảm bảo việc các cổ đông đều có thể tiếp cận, sử dụng công nghệ. Doanh nghiệp phải có kế hoạch quản lý, hỗ trợ hướng dẫn cổ đông cập nhập thông tin đầy đủ nhanh chóng, và minh bạch.
Việc với bối cảnh hiện nay việc tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến có thể là xu hướng lựa chọn của nghiều doanh nghiệp. Là hình thức mới tại Việt Nam nên các doanh nghiệp còn gặp phải những băn khoăn khúc mắc về việc tổ chức và thực hiện sao cho đúng quy định pháp luật. Với kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của mình Luật Thiên Thanh luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí, đồng hành cùng các doanh nghiệp trong việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông